OneDrive is geen back-up: zo bescherm je bedrijfsgegevens tegen verlies en ransomware

Voor veel bedrijven is Microsoft 365 inmiddels de plek waar dagelijks wordt gewerkt. Bestanden staan in OneDrive of SharePoint, e-mail loopt via Exchange Online en collega's werken samen in Teams.

Dat is handig, overzichtelijk en zorgt ervoor dat gegevens op meerdere apparaten beschikbaar zijn.

Maar er ontstaat daardoor ook gemakkelijk een misverstand: als bestanden in de cloud staan, is er automatisch een goede back-up.

Dat is niet hetzelfde.

OneDrive en SharePoint bieden verschillende mogelijkheden om bestanden te herstellen, maar ze zijn in de eerste plaats bedoeld om bestanden op te slaan, te delen en te synchroniseren. Een aparte back-up voegt daar een extra herstelmogelijkheid aan toe.

Synchronisatie is iets anders dan back-up

OneDrive synchroniseert bestanden tussen je computer en Microsoft 365.

Verander je een bestand op je laptop, dan wordt die wijziging ook online verwerkt. Verwijder je een bestand, dan wordt die verwijdering eveneens gesynchroniseerd.

Dat is precies wat synchronisatie hoort te doen.

Maar daardoor kan een fout zich ook snel verspreiden.

Denk bijvoorbeeld aan:

• Een medewerker die per ongeluk een map verwijdert.
• Een bestand dat wordt overschreven met een verkeerde versie.
• Een groot aantal bestanden dat verkeerd wordt hernoemd of verplaatst.
• Een account dat wordt misbruikt en bestanden verwijdert.
• Schadelijke software die bestanden versleutelt en waarna die wijzigingen worden gesynchroniseerd.

Zonder aanvullende herstelmogelijkheid kun je dan afhankelijk worden van de ingebouwde herstelopties van Microsoft 365.

Maar Microsoft heeft toch versiegeschiedenis en een prullenbak?

Klopt. OneDrive en SharePoint beschikken over handige functies zoals versiegeschiedenis en een prullenbak.

Daarmee kun je in veel gevallen een oudere versie terughalen of een verwijderd bestand herstellen.

Dat is waardevol en moet je zeker gebruiken.

Maar het is niet hetzelfde als een afzonderlijke back-up.

Een back-up staat los van de primaire omgeving. Daardoor heb je een extra kopie waarop je kunt terugvallen wanneer er iets misgaat met je Microsoft 365-gegevens.

Het verschil zit vooral in onafhankelijkheid.

Als jouw dagelijkse werkomgeving en je enige herstelmogelijkheid zich binnen hetzelfde platform bevinden, ben je volledig afhankelijk van de mogelijkheden en bewaartermijnen van dat platform.

Wat als ransomware bestanden versleutelt?

Ransomware probeert bestanden ontoegankelijk te maken door ze te versleutelen.

Wanneer zo'n besmetting bestanden raakt die via OneDrive worden gesynchroniseerd, kunnen de gewijzigde bestanden ook naar Microsoft 365 worden doorgestuurd.

Microsoft heeft beveiligings- en herstelmogelijkheden om hiermee om te gaan, maar een aparte back-up geeft je nog een extra herstelroute.

Dat is vooral belangrijk wanneer je snel wilt kunnen terugkeren naar een eerder, betrouwbaar herstelpunt.

Goede beveiliging draait namelijk niet alleen om voorkomen dat er iets misgaat. Het gaat er ook om dat je kunt herstellen wanneer dat tóch gebeurt.

Een back-up is meer dan alleen bestanden

Bij Microsoft 365 denken veel mensen als eerste aan OneDrive en SharePoint.

Maar ook andere gegevens kunnen belangrijk zijn:

• E-mail in Exchange Online.
• Agenda's en contactpersonen.
• Teams-gegevens.
• Gedeelde SharePoint-documenten.
• Persoonlijke OneDrive-bestanden.

Wanneer deze gegevens belangrijk zijn voor je bedrijfsvoering, is het verstandig om na te denken over hoe je ze herstelt als ze worden verwijderd, beschadigd of onbedoeld gewijzigd.

Een Microsoft 365-back-up kan daarbij een extra vangnet vormen.

Controleer ook hoe lang gegevens worden bewaard

Een back-up is alleen nuttig wanneer de bewaartermijn past bij je bedrijf.

Soms ontdek je een fout pas weken of maanden later.

Bijvoorbeeld wanneer een oud project opnieuw nodig is, een klant vraagt naar een document of pas later blijkt dat belangrijke e-mails ontbreken.

Daarom is het verstandig om niet alleen te kijken óf er een back-up is, maar ook:

• Hoe vaak de back-up wordt gemaakt.
• Hoe lang gegevens worden bewaard.
• Welke onderdelen van Microsoft 365 worden meegenomen.
• Of verwijderde accounts nog kunnen worden hersteld.
• Hoe snel gegevens kunnen worden teruggezet.

Back-up hoort bij een bredere beveiligingsaanpak

Een goede back-up vervangt andere beveiligingsmaatregelen niet.

Je hebt nog steeds sterke accountbeveiliging, MFA, goede toegangsrechten, updates en beveiliging van werkplekken nodig.

Maar back-up is wel een belangrijke extra laag.

Je kunt het zien als een vangnet.

Je probeert te voorkomen dat er iets misgaat, maar zorgt er tegelijk voor dat een fout, aanval of menselijke vergissing niet direct leidt tot blijvend gegevensverlies.

Bij Reinders Full Service ICT combineren we daarom ICT-beheer met beveiliging en back-up.

Ook voor Microsoft 365 kan een afzonderlijke back-up worden ingericht voor belangrijke bedrijfsgegevens.

Cloudopslag is handig, maar denk ook aan herstel

OneDrive en SharePoint zijn uitstekende hulpmiddelen om bestanden centraal op te slaan en samen te werken.

Maar cloudopslag en synchronisatie zijn niet hetzelfde als een volledige back-upstrategie.

De belangrijkste vraag is daarom niet alleen:

Waar staan mijn bestanden?

Maar vooral:

Hoe krijg ik ze terug als er iets misgaat?

Wil je weten hoe jouw Microsoft 365-omgeving is ingericht en of je herstelmogelijkheden voldoende zijn? Neem gerust contact met ons op. We kijken graag met je mee.