Microsoft 365 of een Europees alternatief: wat past bij jouw bedrijf?

Outlook voor je e-mail, Word voor documenten, Excel voor de administratie en OneDrive om bestanden op te slaan. Voor veel ondernemers is Microsoft 365 inmiddels zo vanzelfsprekend dat ze nauwelijks meer nadenken over alternatieven.

Toch verandert dat langzaam. Door de groeiende aandacht voor privacy, digitale onafhankelijkheid en de afhankelijkheid van Amerikaanse technologiebedrijven kijken steeds meer organisaties naar Europese oplossingen.

In ons eerdere artikel Europese alternatieven voor Amerikaanse tech: is overstappen verstandig? leggen we uit waarom steeds meer bedrijven nadenken over hun digitale onafhankelijkheid en welke Europese oplossingen beschikbaar zijn.

Maar kun je Microsoft 365 zomaar vervangen door een Europees alternatief? En misschien nog belangrijker: wordt je ICT er daadwerkelijk beter, veiliger of goedkoper van?

Dat hangt vooral af van hoe je bedrijf werkt.

Waarom is Microsoft 365 zo populair?

Microsoft 365 is niet voor niets een van de meest gebruikte zakelijke platforms.

Het grote voordeel is dat vrijwel alles op elkaar aansluit. Je ontvangt e-mail in Outlook, slaat bestanden op in OneDrive, werkt samen via SharePoint en overlegt met collega's in Teams.

Ook Word, Excel en PowerPoint zijn voor veel bedrijven de standaard. Documenten worden eenvoudig uitgewisseld met klanten, leveranciers en accountants.

Daarnaast biedt Microsoft uitgebreide mogelijkheden voor beveiliging, gebruikersbeheer en back-ups via aanvullende oplossingen.

Voor een klein bedrijf betekent dat vooral gemak. Je hoeft niet voor ieder onderdeel een andere leverancier of applicatie te zoeken.

Met de juiste inrichting heb je één overzichtelijke omgeving waarin medewerkers vrijwel alles kunnen doen wat ze dagelijks nodig hebben.

Maar dat gemak heeft ook een keerzijde: je wordt behoorlijk afhankelijk van één leverancier.

Welke Europese alternatieven zijn er?

Er zijn inmiddels meerdere Europese aanbieders die een deel of zelfs vrijwel alle functies van Microsoft 365 kunnen vervangen.

Drie interessante mogelijkheden zijn Infomaniak, Nextcloud en Proton.

1. Infomaniak kSuite: een compleet alternatief uit Zwitserland

Infomaniak kSuite komt misschien wel het dichtst in de buurt van een compleet alternatief voor Microsoft 365.

Met kSuite beschik je onder andere over zakelijke e-mail, agenda's, cloudopslag, online documenten, chat en videobellen.

Bestanden worden opgeslagen via kDrive en met de geïntegreerde kantoorsoftware kun je documenten en spreadsheets online bewerken.

Waarin is Infomaniak interessant?

• Veel dagelijkse kantoorfuncties binnen één platform.
• Zakelijke e-mail met je eigen domeinnaam.
• Cloudopslag en samenwerken aan documenten.
• Datahosting bij een Zwitserse aanbieder.
• Relatief toegankelijke abonnementen voor kleine bedrijven.

Voor een bedrijf dat vooral e-mailt, documenten deelt en online samenwerkt, kan kSuite een serieus alternatief zijn.

Maar gebruik je uitgebreide Excel-bestanden, specifieke Outlook-functionaliteit of veel Microsoft Teams-koppelingen? Dan moet je goed onderzoeken of alle werkzaamheden op dezelfde manier mogelijk blijven.

2. Nextcloud: zelf bepalen waar je gegevens staan

Nextcloud is een opensourceplatform van een Duits bedrijf waarmee je onder andere bestanden kunt opslaan, delen en gezamenlijk bewerken.

Met aanvullende onderdelen zijn ook agenda's, contacten, chat en videobellen mogelijk.

Het bijzondere aan Nextcloud is dat je zelf kunt bepalen waar de software draait. Bijvoorbeeld op een eigen server of bij een Europese hostingprovider.

Daarmee krijg je meer controle over waar je gegevens worden opgeslagen en wie de infrastructuur beheert.

Waarin is Nextcloud interessant?

• Veel controle over je bestanden en infrastructuur.
• Zelf kiezen waar je gegevens worden opgeslagen.
• Open source en daardoor minder afhankelijk van één softwareleverancier.
• Uitgebreide mogelijkheden voor bestanden delen en samenwerken.
• Naar behoefte uit te breiden met extra functies.

Er zit wel een belangrijk aandachtspunt aan.

Nextcloud is niet automatisch een volledig beheerde dienst zoals Microsoft 365. Afhankelijk van de gekozen oplossing moet iemand zorgen voor updates, beveiliging, back-ups en onderhoud.

Daarnaast vervangt de e-mailfunctie van Nextcloud niet vanzelf je bestaande zakelijke mailserver.

Voor bedrijven die meer controle willen, kan Nextcloud interessant zijn. Maar zonder goed beheer kan die extra vrijheid juist meer werk en risico's opleveren.

3. Proton: privacy als uitgangspunt

Het Zwitserse Proton is vooral bekend van Proton Mail, maar biedt inmiddels een breder pakket aan zakelijke toepassingen.

Met Proton Workspace kun je e-mailen, agenda's beheren, bestanden opslaan en documenten bewerken, afhankelijk van het abonnement.

De nadruk ligt op privacy en versleuteling, waarbij gegevens zo worden beschermd dat ook de aanbieder niet zomaar de inhoud kan bekijken.

Waarin is Proton interessant?

• Sterke aandacht voor privacy en gegevensbescherming.
• Zakelijke e-mail met je eigen domeinnaam.
• Versleutelde opslag en mogelijkheden om bestanden te delen.
• Online documenten en aanvullende zakelijke toepassingen.
• Verschillende zakelijke beveiligings- en beheerfuncties.

Proton kan interessant zijn voor ondernemers die privacy een belangrijke rol geven in hun keuze.

Houd wel rekening met de manier waarop je nu werkt. Zo vraagt het gebruik van Proton Mail in bepaalde bestaande e-mailprogramma's om aanvullende software en werkt niet iedere Outlook-versie daarmee samen.

Een overstap moet dus vooraf worden getest.

Hoe verhouden de oplossingen zich tot elkaar?

Onderstaande vergelijking geeft een globaal beeld. De exacte mogelijkheden hangen af van het gekozen abonnement en de inrichting.

Onderdeel	Microsoft 365	Europese alternatieven
Zakelijke e-mail	Uitgebreid geïntegreerd	Bij Infomaniak en Proton; bij Nextcloud apart te regelen
Documenten	Volledige Office-integratie	Alternatieve editors met mogelijke compatibiliteitsverschillen
Cloudopslag	OneDrive en SharePoint	kDrive, Nextcloud Files of Proton Drive
Samenwerken	Sterke integratie met Teams en Office	Chat, videobellen en samen bewerken mogelijk
Beheer	Centraal Microsoft-platform	Verschilt per aanbieder en hostingvorm
Gegevenslocatie	Afhankelijk van dienst en configuratie	Meer Europese keuzes, maar altijd controleren
Kosten	Licenties en eventueel aanvullend beheer	Licenties of hosting, plus mogelijk extra beheer

Is een Europees alternatief goedkoper?

Dat is een interessante vraag, zeker voor kleine bedrijven.

Op het eerste gezicht lijken sommige Europese oplossingen goedkoper dan Microsoft 365. Dat kan ook daadwerkelijk zo zijn, afhankelijk van het gebruik en de gekozen abonnementen.

Maar kijk niet alleen naar de maandelijkse licentiekosten.

Stel dat je vijf medewerkers hebt die dagelijks met Outlook, Word, Excel en Teams werken.

Bij Microsoft 365 betaal je voor een geïntegreerd pakket. Afhankelijk van de licentie zitten de desktopprogramma's daar al bij inbegrepen.

Kies je een alternatief, dan betaal je mogelijk minder voor e-mail en cloudopslag. Maar misschien heb je daarnaast nog losse kantoorsoftware nodig of moet je extra betalen voor hosting, technisch beheer en back-ups.

En wanneer medewerkers regelmatig tegen problemen met documenten of koppelingen aanlopen, kost dat eveneens tijd en geld.

Een lagere licentieprijs betekent dus niet automatisch dat je onderaan de streep goedkoper uit bent.

Vergelijk daarom liever de totale kosten over een paar jaar, inclusief overstap, beheer en ondersteuning.

Werken Word- en Excel-bestanden nog gewoon?

Voor veel ondernemers is dit waarschijnlijk een van de belangrijkste vragen.

Vrijwel alle genoemde alternatieven kunnen gangbare Microsoft Office-bestanden openen of bewerken.

Dat betekent alleen niet dat alles altijd precies hetzelfde werkt.

Een eenvoudig Word-document zal doorgaans weinig problemen opleveren. Maar bij uitgebreide opmaak, ingewikkelde Excel-formules, macro's of speciale koppelingen kunnen verschillen ontstaan.

Ook het gelijktijdig bewerken van documenten met klanten die Microsoft 365 gebruiken, kan anders verlopen.

Werk je dagelijks met bestanden van een accountant, boekhouder of andere externe partij? Dan is het verstandig om die documenten eerst te testen.

Want uiteindelijk wil je gewoon verder kunnen werken, zonder dat een spreadsheet ineens niet meer doet wat je verwacht.

Hoe zit het met de beveiliging?

Een veelgehoorde gedachte is dat Europese oplossingen automatisch veiliger zijn omdat gegevens dichter bij huis worden opgeslagen.

Maar zo eenvoudig ligt het niet.

Een datacenter in Europa betekent niet automatisch dat gegevens beter zijn beveiligd. En een Amerikaanse leverancier betekent niet dat gegevens per definitie onveilig zijn.

Microsoft beschikt over uitgebreide beveiligingsmogelijkheden, waaronder multifactorauthenticatie, toegangsbeheer en aanvullende bescherming tegen aanvallen op gebruikersaccounts.

Ook Europese aanbieders investeren in beveiliging en privacy.

Het belangrijkste verschil zit vaak in de manier waarop gegevens worden beheerd, wie er toegang toe kan krijgen en welke wetgeving van toepassing is.

Daarnaast blijft de inrichting belangrijk. Een slecht beveiligd account is bij een Europese leverancier net zo goed een risico.

Bij een overstap moet je daarom niet alleen naar privacy kijken, maar ook naar zaken zoals back-ups, toegangsrechten, monitoring en het herstellen van gegevens.

Overstappen: wat komt daar eigenlijk bij kijken?

Van Microsoft 365 overstappen naar een andere omgeving is meer dan bestanden kopiëren en een paar e-mailaccounts aanmaken.

Denk bijvoorbeeld aan bestaande mailboxen, agenda's, contactpersonen, gedeelde bestanden, gebruikersrechten en applicaties die gekoppeld zijn aan je Microsoft-account.

Ook apparaten en gebruikers moeten mogelijk opnieuw worden ingesteld.

Voor een bedrijf met twee medewerkers en eenvoudige e-mailaccounts kan een overstap relatief overzichtelijk zijn.

Maar wanneer je met twintig medewerkers intensief gebruikmaakt van Teams, SharePoint en allerlei gekoppelde toepassingen, wordt het een heel ander verhaal.

Daarom is het verstandig om vooraf te inventariseren welke onderdelen je daadwerkelijk gebruikt.

Soms blijkt dan dat een Europees alternatief prima past. Soms blijkt juist dat de overstap veel meer nadelen dan voordelen oplevert.

Welke oplossing past bij jouw bedrijf?

Er bestaat geen oplossing die voor ieder bedrijf het beste is.

Microsoft 365 past vaak goed wanneer je veel werkt met Word, Excel, Outlook en Teams, regelmatig documenten uitwisselt met andere organisaties en het belangrijk vindt dat alles goed samenwerkt.

Infomaniak kSuite is interessant wanneer je een breed Europees alternatief zoekt voor e-mail, opslag en dagelijkse samenwerking, zonder zelf servers te willen beheren.

Nextcloud kan goed passen wanneer je vooral meer controle wilt over je bestanden en de locatie van je gegevens, en bereid bent het noodzakelijke beheer professioneel te regelen.

Proton is interessant wanneer privacy en versleuteling extra belangrijk zijn en je bereid bent rekening te houden met een andere manier van werken.

En natuurlijk kun je ook oplossingen combineren.

Je kunt bijvoorbeeld Microsoft 365 blijven gebruiken voor je dagelijkse werkzaamheden en bepaalde andere toepassingen bij een Europese leverancier onderbrengen.

Moeten we dan allemaal weg bij Microsoft?

Wat ons betreft niet.

De groeiende belangstelling voor Europese alternatieven is een goede ontwikkeling. Meer keuze zorgt ervoor dat ondernemers bewuster kunnen beslissen van welke technologie en leveranciers ze afhankelijk willen zijn.

Maar overstappen alleen omdat een leverancier Amerikaans is, levert niet automatisch een betere ICT-omgeving op.

Voor veel kleine bedrijven is Microsoft 365 nog altijd een uitstekende oplossing. Zeker wanneer de omgeving goed wordt beheerd, beveiligd en geback-upt.

Tegelijkertijd zijn Europese alternatieven inmiddels serieus genoeg om mee te nemen wanneer je nieuwe keuzes maakt.

De beste oplossing is uiteindelijk niet de meest Europese of de bekendste, maar de oplossing waarmee jouw bedrijf veilig, betrouwbaar en prettig kan werken.

Bewust kiezen met RFSI

Bij Reinders Full Service ICT kijken we niet alleen naar welke technologie beschikbaar is, maar vooral naar wat jouw bedrijf nodig heeft.

Met ons Microsoft 365-beheer helpen we ondernemers met licenties, inrichting, beveiliging, back-ups en ondersteuning.

Maar ook wanneer je andere mogelijkheden wilt onderzoeken, denken we graag met je mee.

Misschien is een volledig Europees alternatief interessant. Misschien is een combinatie verstandiger. Of misschien blijkt dat je bestaande ICT-omgeving al uitstekend aansluit op je wensen.

Bij ons draait het niet om zoveel mogelijk techniek, maar om een oplossing die betrouwbaar, veilig en overzichtelijk blijft.

Wil je weten of een Europees alternatief voor jouw bedrijf interessant is?

Neem gerust contact op met RFSI. We kijken samen naar je huidige omgeving, je wensen en de praktische mogelijkheden.

Want welke software je ook gebruikt: je ICT moet gewoon werken.